Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Palmen over het artikel 'Overheid verzaakt plicht om transparant te zijn: ’U wilt die informatie zeker niet meer hè?’'

Antwoord van Minister Uitermark (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), mede
namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ontvangen
9 december 2024). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2024–2025, nr. 651.

Vraag 1

Heeft u kennisgenomen van het artikel «Overheid verzaakt plicht om transparant te
zijn: «U wilt die informatie zeker niet meer hè»»?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Strookt de conclusie van het artikel – dat ministeries in veel gevallen niet voldoen
aan de wettelijke termijnen die gelden bij verzoeken onder de Wet open overheid (Woo)
– met uw eigen bevindingen?

Antwoord 2

Ja. Sinds 2022 wordt in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk (JBR) jaarlijks inzicht
gegeven in de afhandeling van Woo-verzoeken bij ministeries. De gegevens uit de JBR
over 20222 en 20233 bevestigen het beeld dat de wettelijk voorgeschreven termijnen in veel gevallen door
ministeries op dit moment niet worden gehaald. Het aantal afgehandelde Woo-verzoeken
binnen de wettelijke of afgesproken termijn bedroeg in 2023 bij de ministeries 39,6%,
een lichte stijging ten opzichte van het jaar ervoor.

Vraag 3

Welke ministeries hebben problemen om aan de wettelijke termijnen voor Woo-verzoeken
te voldoen?

Antwoord 3

Uit de gegevens in de JBR blijkt dat alle ministeries problemen hebben met het halen
van de wettelijke termijnen voor Woo-verzoeken en dit zich dus niet beperkt tot bepaalde
ministeries.4

Vraag 4

Wat zijn de oorzaken hiervoor per ministerie en bent u met deze ministeries in gesprek
om dit te verbeteren?

Antwoord 4

Op 21 juni jl. is de kabinetsreactie op de Woo-invoeringstoets aangeboden aan uw Kamer.5 In deze reactie is uitgebreid ingegaan op de huidige problematiek bij de afhandeling
van Woo-verzoeken bij zowel het rijk als de medeoverheden en de onderliggende oorzaken
voor de lange afhandelingstermijnen. De oorzaken zijn niet per ministerie te duiden,
maar algemeen van aard.

De oorzaken voor de lange afhandelingstermijnen hebben deels hun grondslag in de uitvoering
van de Woo en deels in de uitdagingen rondom de uitvoerbaarheid van de wet. Het Nederlandse
openbaarheidsstelsel is, in tegenstelling tot veel andere Europese landen, nagenoeg
ongelimiteerd in de soorten en aantallen op te vragen documenten. Daarnaast heeft
digitalisering tot een exponentiële groei van informatie geleid. Zo worden in een
dag binnen de Rijksoverheid naar schatting miljoenen e-mails verstuurd. De hoeveelheid
informatie die door digitalisering op dit moment gecreëerd, ontvangen, beheerd en
bewaard wordt, zorgt voor een grote uitdaging voor de archivering en voor de uitvoering
van de Woo.6 Dit in combinatie met een informatiehuishouding die (nog) niet op orde is, de ICT-infrastructuur
die nog niet optimaal werkt voor het zoeken en vinden van informatie, onvoldoende
efficiënte procesinrichting en een krappe arbeidsmarkt waardoor het een uitdaging
is om gekwalificeerd personeel te vinden en te behouden, zorgen ervoor dat overheidsorganisaties
vaak onvoldoende in staat zijn om de Woo doelmatig en doeltreffend uit te voeren.

In de kabinetsreactie op de Woo-invoeringstoets is een pakket aan maatregelen aangekondigd
dat zowel de uitvoering als de uitvoerbaarheid van de Woo moet verbeteren. Hiervoor
wordt onder andere ingezet op meer en eerder contact met informatieverzoekers, betere
en efficiëntere afhandelingsprocessen, het sneller verstrekken van de meest relevante
documenten bij omvangrijke verzoeken en meer actieve openbaarmaking. Daarnaast zal
komend jaar een onderzoek naar de concrete uitvoeringslasten, kosten en (benodigde)
capaciteit voor de afhandeling van Woo-verzoeken starten en is besloten de wetsevaluatie
van de Woo te vervroegen (start eind 2025).

Al deze maatregelen worden in nauwe samenwerking met de ministeries nader uitgewerkt
en geïmplementeerd. Bij verschillende maatregelen worden ook andere partijen betrokken,
zoals (de koepels van) de medeoverheden, het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding
(ACOI), maatschappelijke organisaties en journalisten.

Vraag 5

Klopt het dat journalisten worden benaderd met de vraag om hun Woo-verzoek in te trekken
omdat «deze niet meer actueel is»?

Antwoord 5

Het is niet ongebruikelijk dat de behoefte naar bepaalde informatie na verloop van
tijd afneemt. Bij een gedateerd verzoek is het om die reden ook niet ongebruikelijk
dat er contact wordt opgenomen met de verzoeker met de vraag of er nog steeds behoefte
is aan de gevraagde informatie. Het contact met een verzoeker moet er niet op gericht
zijn betrokkene in zijn verzoek te ontmoedigen, maar gezamenlijk vast te stellen waar
verzoeker op dat moment (nog) behoefte aan heeft. Als betrokkene een verzoek wil intrekken
of inmiddels een meer beperkte of andere informatiebehoefte heeft, zou het een verspilling
van capaciteit en middelen zijn om op een eerder ingeslagen weg door te gaan. Dit
kan bovendien ten koste gaan van de tijdige afhandeling van andere verzoeken. Een
en ander neemt niet weg dat de afhandelingstermijnen van Woo-verzoeken bij ministeries
versneld moeten worden, zodat Woo-verzoekers minder lang hoeven te wachten op overheidsinformatie
die ze zoeken wat de actualiteitswaarde ten goede komt.

Vraag 6

Indien dit klopt, waarom acht u deze aanpak toegestaan?

Antwoord 6

Het is van belang dat overheidsorganisaties bij de afhandeling van Woo-verzoeken de
informatiebehoefte van de verzoeker centraal zetten. Als stelselverantwoordelijk Minister
voor de Woo vind ik het daarom een positieve ontwikkeling dat steeds meer wordt ingezet
op meer, sneller en beter contact met verzoekers. Alleen op die manier kunnen verzoeken
– ook als deze te omvangrijk zijn om binnen de daarvoor gestelde termijn af te handelen
– snel naar tevredenheid van beide partijen worden afgehandeld. In artikel 4.2a van
de Woo is overleg tussen verzoeker en bestuursorgaan ook wettelijk verankerd.

In dit kader acht ik het toegestaan en wenselijk om over Woo-verzoeken in contact
te treden met Woo-verzoekers. Daarbij is het wel van belang dat dit op een dienstverlenende,
responsieve en tijdige wijze gebeurt. Het doel is om samen met de verzoeker scherp
te krijgen wat precies de informatiebehoefte is en of deze voor de verzoeker nog steeds
actueel is. Als een verzoeker vervolgens aangeeft dat hij de informatie nog steeds
wenst te ontvangen, dan is het bestuursorgaan verplicht deze informatie zo snel mogelijk
te verstrekken.

Vraag 7

Deelt u de conclusie dat passieve openbaarmaking al jarenlang achterloopt, aangezien
het grootste verschil tussen de Woo en zijn voorloper – de Wet openbaarheid bestuur
(Wob) – de actieve openbaarmaking is?

Antwoord 7

In algemene zin kan ik aangeven dat zowel onder de Woo als onder zijn voorloper de
Wob overheidsorganisaties moeite hebben met het tijdig afhandelen van (omvangrijke)
Woo-verzoeken.7 Ondanks de inzet van vele middelen en personele capaciteit, lukt het overheidsorganisaties
bij een groot deel van de verzoeken nog steeds niet om deze binnen de daartoe gestelde
termijnen af te handelen. Daarnaast neemt het aantal ingediende Woo-verzoeken bij
ministeries jaarlijks toe.8

Tegelijkertijd zijn er ook veel goede ontwikkelingen, die zich echter niet altijd
(direct) uitdrukken in snellere afhandelingstermijnen. Zo neemt de hoeveelheid openbaar
gemaakte informatie toe9 en wijst onderzoek uit dat het bewustzijn van het belang en de houding wat betreft
het transparant en betrouwbaar omgaan met overheidsinformatie verbetert.10 Openbaarheid krijgt daarmee een meer centrale rol bij de vorming van beleid, de uitvoering
van overheidstaken en de verantwoording daarover. Daarnaast zetten veel overheidsorganisaties
stappen om de afhandelingsprocessen van Woo-verzoeken beter en efficiënter in te richten,
wordt ingezet op meer en beter contact met Woo-verzoekers en worden de meest relevante
documenten bij omvangrijke verzoeken sneller verstrekt.11 Op die manier kunnen verzoeken waarbij het niet mogelijk is om deze binnen de wettelijke
termijn af te handelen, alsnog naar tevredenheid van zowel verzoeker als overheidsorganisatie
worden afgerond.

Vraag 8

Zijn er uitvoeringstoetsen uitgevoerd en welk beeld kwam hieruit naar voren?

Antwoord 8

Tijdens de wetsbehandeling van de Woo zijn er verschillende toetsen en analyses uitgevoerd
om de kosten en uitvoerbaarheid van de Woo in kaart te brengen. Deze toetsen hadden
echter (veelal) alleen betrekking op de nieuwe verplichtingen en bijbehorende kosten
van de Woo ten opzichte van de Wob.12 De uitvoering en uitvoerbaarheid van openbaarmaking op verzoek is niet tot nauwelijks
aan bod gekomen in de uitvoeringstoetsen. Als gevolg hiervan zijn de knelpunten rondom
de afhandeling van Woo-verzoeken ook niet geconstateerd in deze uitvoeringstoetsen.
Deze zijn wel (kwalitatief) aan het licht gebracht met de invoeringstoets op de Woo
van vorig jaar. Kwantitatief zijn de grootste knelpunten echter nog onvoldoende in
beeld. Daarom zal komend jaar een onderzoek naar de concrete uitvoeringslasten, kosten
en (benodigde) capaciteit voor de afhandeling van Woo-verzoeken worden uitgevoerd.
De definitieve resultaten van dit onderzoek moeten uiterlijk eind 2025 worden opgeleverd,
voordat gestart wordt met de wetsevaluatie van de Woo (start eind 2025).

Vraag 9

Op welke termijn verwacht u dat ministeries zullen voldoen aan het door het kabinet
uitgesproken voornemen om informatie actiever openbaar te maken, waardoor er minder
Woo-verzoeken nodig zijn om informatie openbaar te maken?

Antwoord 9

Zoals aangegeven bij het antwoord op vraag 7 blijkt uit een trendanalyse dat de hoeveelheid
(actief) openbaar gemaakte informatie al toeneemt. De komende jaren wil het kabinet
hier verder op inzetten. We streven ernaar dat op termijn een deel van de Woo-verzoeken
niet meer nodig is, omdat informatie al actief openbaar is gemaakt. Allereerst zal
daarvoor de komende jaren de verplichte actieve openbaarmaking van de zeventien informatiecategorieën
gefaseerd in werking treden.13 Op 1 november jl. is de verplichting tot openbaarmaking van de eerste categorieën
ingegaan. Hierdoor moeten bestuursorganen de eerste vijf informatiecategorieën (wetten
en algemeen verbindende voorschriften, overige besluiten van algemene strekking, informatie
over organisatie en werkwijze, bereikbaarheidsgegevens, en vergaderstukken en -verslagen
van de Staten-Generaal) actief openbaar maken en een verwijzing opnemen op de centrale
vindplaats.14 De komende jaren zal de verplichting om de overige informatiecategorieën actief openbaar
te maken gefaseerd ingaan. Eind juni is hiervoor een indicatieve planning met uw Kamer
gedeeld.15 Het uitgangspunt voor deze fasering is dat de verplichting zo snel mogelijk ingaat.

Naast het ingaan van de verplichting tot openbaarmaking van de zeventien informatiecategorieën,
wil ik de komende tijd meer invulling geven aan de geldende inspanningsverplichting
tot actieve openbaarmaking.16 Hiermee moet het voor de samenleving duidelijker worden wat op dit punt van de overheid
verwacht kan worden. Voor bestuursorganen moet dit beleid helderheid geven over wat
er onder de inspanningsverplichting verstaan wordt en hoe zij hiermee aan de slag
kunnen. Hierbij is het van belang om in te spelen op de informatiebehoeften van de
samenleving.

Vraag 10

Welke acties onderneemt u als verantwoordelijk coördinerend Minister om deze problemen
op te lossen?

Antwoord 10

De komende tijd worden vanuit mijn ministerie de maatregelen om de uitvoering en uitvoerbaarheid
van de Woo te verbeteren opgepakt, zoals aangekondigd in de kabinetsreactie op de
Woo-invoeringstoets van 21 juni jl.17 Er wordt onder andere ingezet op efficiëntere, uniformere en responsievere afhandelingsprocessen,
betere monitoring en sturing en meer actieve openbaarmaking.

Daarnaast zal vanuit mijn ministerie verder beleid en hulpmiddelen voor bestuursorganen
worden ontwikkeld rondom de Woo-contactpersoon, de inspanningsverplichting tot actieve
openbaarmaking, omvangrijke Woo-verzoeken en misbruik van de Woo. Tevens start begin
volgend jaar een overheidsbreed onderzoek naar de uitvoeringslasten, kosten en (benodigde)
capaciteit voor de afhandeling van Woo-verzoeken. Uiterlijk eind 2025 zal dit onderzoek
worden opgeleverd, waardoor de resultaten meegenomen kunnen worden in de vervroegde
wetsevaluatie. Verder zal op 1 januari 2025 een publiek toegankelijk Woo-dashboard
live gaan waarmee periodiek inzicht wordt geboden in de afhandeling van Woo-verzoeken
bij het Rijk. Vanuit mijn stelselverantwoordelijkheid zal ik toezien op de (Rijksbrede)
implementatie en uitvoering van deze maatregelen. Desalniettemin blijft ieder bestuursorgaan
uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor een (juiste) uitvoering van de Woo.

Vraag 11

Kunt u in een tijdlijn aangeven welke maatregelen er zijn genomen door uw ministerie
om ervoor te zorgen dat de Rijksoverheid voldoet aan de wettelijke verplichting onder
de Woo?

Antwoord 11

Zie hiervoor de indicatieve tijdlijn van maatregelen die is gestuurd als bijlage van
de Kamerbrief met de kabinetsreactie op de invoeringstoets Woo.18 Verschillende maatregelen uit de tijdlijn zullen echter meer tijd in beslag nemen
dan eerder bezien.

Vraag 12

Bent u bereid in gesprek te gaan met diverse partijen, zoals de Open State Foundation,
journalisten, de ACOI en de wetenschap om problemen te achterhalen en deze op te lossen?

Antwoord 12

Ja, ik vind het belangrijk om hierbij gezamenlijk op te trekken. Vanuit mijn ministerie
wordt daarom al periodiek overleg gevoerd met deze partijen en op verschillende manieren
samengewerkt, zoals in het kader van het Actieplan Open Overheid (2023–2027).19 Met dit gezamenlijke actieplan zorgen we ervoor dat beleid wordt versterkt door kennis
en kunde vanuit de samenleving. Bovendien wordt met dit actieplan de wetenschap en
het maatschappelijk middelveld op het gebied van open overheid gestimuleerd.

Daarnaast worden er vanuit mijn ministerie periodiek gesprekken gevoerd met het ACOI
en met journalistieke belangengroepen over mogelijke verbeteringen in het Nederlandse
openbaarheidsbeleid. Tot slot heeft het ACOI een belangrijke adviserende taak over
het beheren en de openbaarmaking van overheidsinformatie en de verbetering van de
informatiehuishouding.

Vraag 13

Kunt u bovenstaande vragen één voor één en met toelichting beantwoorden?

Antwoord 13

Ja.